Como a Intranet melhora a produtividade de uma empresa

Estima-se que 60% do tempo de um funcionário, principalmente dos que exercem cargos administrativos, são gastos em atividades que não são relacionadas às funções para as quais foi contratado. A maior parte desse tempo é desperdiçada na busca por informações, ou seja, o que ele deve saber para depois decidir o que fazer ou como proceder nas situações pertinentes ao seu cargo. Dá para imaginar o impacto na produtividade da empresa. Um dos recursos que as empresas estão fazendo uso para resolver esse problema é a implantação da Intranet corporativa. Vamos mostrar como a Intranet melhora a produtividade de uma empresa.

Diminui a carga da caixa de entrada de e-mails

A média de e-mails por usuário, segundo pesquisas, chega a 128 mensagens por dia. Filtrar, entre tantas informações, o que realmente é importante para o desempenho de cada um em uma empresa exige um tempo que poderia ser destinado às atividades que geram mais valor. 
A Intranet possui recursos de troca de mensagens internas. Dessa forma, as conversas são diretas entre as pessoas envolvidas em um determinado projeto. As mensagens, por esse canal, são diretamente ligadas às atividades de cada funcionário. Um sistema de filtros pode determinar quais colaboradores podem interagir em chats e trocas de arquivos em função da relação que tem com o assunto. Ao contrário dos intermináveis threads de e-mail, as mensagens trocadas dentro de uma intranet são mais fáceis de localizar e de indexar.

Busca mais rápida por informações

O que melhora em muito a produtividade é ter a informação que se precisa no momento exato. Dentro de uma empresa o número de dados, métricas e informações pertinentes a cada atividade é muito grande. Ter uma única fonte onde pode-se encontrar documentos, fichas técnicas, rotinas de processos, setup de máquinas e mais um sem número de informações fornece agilidade. A Intranet não só é essa fonte de informações, vai muito além por permitir a construção de um sistema de localização instantânea dos dados necessários, independentemente do formato de documento utilizado. Além da agilidade de busca, por estar em um único local, existe a segurança de que se trata da versão mais atual de todas as informações necessárias às atividades da empresa.

Maior facilidade de acesso aos processos administrativos

As organizações precisam ter processos e procedimentos administrativos para que se possa lidar com diversas situações que envolvam eventos não relacionados às rotinas diárias. O uso da Intranet, e seus recursos, permite maior controle e agilidade nessas situações. A seguir, relacionamos alguns exemplos. 

Atendimentos internos

Alguns setores dependem de outros, dentro da própria empresa, para que suas atividades não sejam interrompidas ou aconteçam da melhor forma possível. Quando precisam de algum atendimento a Intranet tem se mostrado como o melhor canal para esses eventos. É possível abrir chamadas e acompanhar os prazos e resultados de cada atendimento. O setor de TI é um exemplo de prestação de serviços e atendimento aos demais setores que estejam ligados ao sistema informatizado da empresa.

Reuniões 

O agendamento de reuniões envolve a convocação das pessoas que devem participar, organização de pauta e o resultados que cada uma delas produzir. Uma Intranet possui recursos para todas essas etapas. Também permite o controle de documentos e atas para rápida conferência das decisões e ações determinadas.

Eventos e treinamentos

O aprimoramento, aprendizagem e desenvolvimento da equipe influi em muito na maior produtividade e a realização de palestras e treinamentos são recursos usados pela empresa para esse fim. Com uma Intranet é possível divulgar cada um desses eventos, criar um formulário de inscrição, fazer o controle de participação de cada inscrito e disponibilizar documentos de tarefas prévias, bem como a avaliação dos resultados atingidos.

Interações de trabalho mais ágeis

A Intranet corporativa agiliza e possibilita interações entre equipes e de colaboradores das mais variadas funções. Mesmo estando em unidades de negócios em pontos distantes, a Intranet é uma ferramenta poderosa de interação possibilitando que novas ideias sejam discutidas, documentadas e implementadas com muito mais agilidade. Problemas podem ser resolvidos mais maior rapidez e assertividade. Interações de trabalho ágeis contribuem em muito para a produtividade da empresa.

Empresas que possuem Intranet implantada e que se utilizam de seus recursos conseguem ganhos de produtividade de cerca de 30% maior em comparação com as empresas que não possuem um sistema semelhante. Para que esses ganhos aconteçam é muito importante que todos se conscientizem de seus benefícios e usem todo o seu potencial para que a Intranet possa contribuir com a melhora da produtividade da empresa.

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa.

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