6 Dicas para que as mensagens escritas sejam mais efetivas na Comunicação Interna

A Intranet é uma ferramenta muito poderosa e que permite a empresa potencializar uma série de projetos. Através da Intranet é possível melhorar muito o processo de Comunicação Interna, estimulando que todos possam contribuir para a construção de uma Cultura Organizacional produtiva e competitiva. Porém, alguns cuidados devem ser tomados para o que está sendo publicado seja entendido da forma correta por todos. Evitar feedbacks do tipo “eu não entendi que era pra fazer isso”, ou “não sabia que eu tinha que participar desse evento” devem ser evitados por quem comunica.

Para que os poderosos recursos da Intranet sejam bem aproveitados, devemos evitar as falhas e possíveis ruídos na produção dos textos e comunicados. Desenvolvemos, nesse artigo, 6 dicas para que as mensagens sejam mais efetivas na Comunicação Interna. Vamos a elas. 
 

1 – Fale com as pessoas

Mesmo que um texto seja dirigido para um setor, uma área ou departamento da empresa, use expressões e formas de texto que sejam entendidos como um diálogo para com cada um dos colaboradores envolvidos. Ao produzir o texto de um comunicado, por exemplo, imagine que está diante das pessoas que serão impactadas pelo conteúdo. Cada colaborador deve ter a percepção que o que está escrito está sendo dito para ele. Essa forma pessoal de produção de conteúdo faz com que as pessoas absorvam melhor e mais rapidamente as mensagens.
 

2 – Provoque atitudes

As mensagens devem ser inspiradoras, provocando os colaboradores à ação. Provocar aqui, tem o sentido de estímulo e confiança. Você tem certeza que eles vão fazer o que está sendo pedido e também tem confiança que farão da melhor maneira que puderem. A mensagem precisa ser percebida dessa maneira. Uma ótima maneira de fazer isso é contando uma história. Uma jornada onde cada um dos colaboradores pode se ver dentro dela e colhendo os frutos, lá na frente, pelo trabalho e esforço realizados.
 

3 – Seja objetivo

Na Intranet da empresa muitas mensagens, proveniente de vários departamentos, competem em importância. Os colaboradores devem dar atenção a cada uma delas sem distinção e ainda realizar suas atividades. Seja objetivo. Evite textos longos e prolixos. Se for o caso use imagens, elas podem sim valer por mais de mil palavras.
 

4 – Use as expressões fortes e comuns da empresa

Figuras de linguagem, gírias e jargões são recursos que grupos constroem para facilitar a comunicação entre seus membros formando uma “tribo”. Isso acontece naturalmente e o comunicador deve usar esses recursos em suas mensagens por facilitar o processo de entendimento do que está sendo dito. Mas use esse recurso com muita atenção para empregar as expressões adequadas a cada público. Os setores comercial, financeiro e de produção, por exemplo, tem seus jargões próprios. Formam pequenas tribos dentro de uma grande tribo que é a empresa.
 

5 – Validação da mensagem

Antes de publicar a mensagem na Intranet certifique-se sobre como será recebida. A validação pode ser feita por uma outra pessoa que poderá ler e dar sua percepção. Ao construir a mensagem, na maioria das vezes, acreditamos que tudo está muito claro e entendível. Também devemos levar em consideração a urgência e quem está produzindo o conteúdo tem muitas outras atribuições. Mas a urgência e a limitação de tempo não podem influenciar em uma mensagem que pode provocar interpretações equivocadas. É muito importante que outra pessoa leia (mais de uma se possível), dê o seu parecer, e só então a mensagem poderá ser publicada na Intranet.
 

6 – Pense como quem está recebendo a mensagem

Quem vai ler a mensagem? O que deverá fazer depois de ler? Por que deverá fazer o que estamos pedindo? Qual a importância da informação que estamos transmitindo? Essas são algumas das questões que precisamos deixar bem claras ao produzir mensagens e publicar na Intranet da empresa. Quem está lendo pode não ter o mesmo conhecimento e grau de instrução de quem está produzindo a mensagem. Na comunicação, precisamos respeitar o nível sociocultural das pessoas que serão impactadas pelas mensagens para garantir o entendimento do que se está transmitindo.

Essas dicas certamente facilitarão a produção de comunicados, conteúdos e mensagens muito mais assertivas para os colaboradores da empresa entenderem o que eles precisam saber e realizar. Somadas aos recursos oferecidos pela Intranet da empresa, contribuirão para uma Comunicação Interna muito mais efetiva e, por consequência, construindo uma Cultura Organizacional de cooperação, produtividade e competitiva.
 

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa.