O que é Intranet e quais os benefícios para sua empresa

A Intranet é uma rede privada que pode ser usada por um grupo de usuários para qualquer finalidade. Segue os padrões da Internet com a diferença que na Intranet o acesso só pode ser feito por usuários com autorização. Através da Intranet é possível a troca de informações nos mais variados formatos: arquivos de texto, imagens, vídeos, etc. O acesso é feito através da rede interna da empresa ou por uma conexão com a internet (via banda larga, wi-fi ou tecnologia 3G ou 4G).
O principal atributo da Internet é a possibilidade de acessar e executar documentos interligados em hipermídia, que ficou conhecido por rede mundial de computadores ou www para World Wide Web. Esse acesso se dá por softwares dedicados conhecidos como browsers (Google Chrome, Internet Explores, Fire Fox, entre outros), onde você digita o endereço da página web que pretende visualizar. No nível do usuário é bem simples assim. Com relação a tecnologia da informação a coisa é um pouco mais complexa e assunto para um outro artigo.
Aqui queremos falar da Intranet, que é muito parecida com o funcionamento visto no parágrafo anterior. A diferença é que, mesmo usando toda a tecnologia e padrões de acesso da Internet, se trata de uma rede fechada, com acesso restrito através de login por usuário e senha. Por causa dessas características as empresas perceberam muitos benefícios em usar a Intranet na administração do negócio. Vamos ver alguns.

Controle de acesso

Com os recursos de uma Intranet corporativa, facilmente pode-se definir quem terá acesso a qual tipo de informação. Não só o acesso como também a possibilidade de edição para alguma documentação específica. O gerente de vendas, por exemplo, tem permissão para modificar uma lista de preços e disponibilizar na Intranet, apenas para consulta e somente por aqueles usuários cuja atividade depende dessa informação. Esse controle dá a empresa a segurança de que os documentos e informações estarão protegidos de acordo com o nível de sigilo necessário para cada atividade do negócio.

Fonte de Informações única

As informações, dentro de uma empresa, são muito dinâmicas se alterando várias vezes em função do contexto pelo qual a empresa esteja envolvida. Usando o exemplo da lista de preço, imagine que tenha sido impressa e enviada aos vendedores, mas se, por algum motivo, os preços tenham que ser ajustados para mais, com os recursos da Intranet é necessário um só processo, alterar os preços. Essa é a informação que cada vendedor terá. Com o método da lista impressa é preciso ligar para cada vendedor para que suspendam as vendas até receberem as listas de preço corrigidas. É muito tempo perdido.

Acesso ágil e seguro

Como foi dito, lá no início desse artigo, a Intranet roda a partir da rede local da empresa, e também pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet. Essa possibilidade é muito importante pois não limita a distância de uso. Mesmo estando do outro lado do planeta é possível ter acesso às mesmas informações e no mesmo instante daqueles que estão dentro da empresa. Esse benefício permite tomadas de decisões por gestores em viagem sem precisar depender de ninguém. A partir dos dispositivos móveis é possível ter acesso a tarefas, trocar mensagens com colegas, individualmente ou em um grupo de discussão exclusivo.

Engajamento da equipe pela integração

Quando bem usada, a Intranet torna possível um clima organizacional de maior colaboração. Até departamentos que, devido à natureza das atividades, não tinham interação entre si, através de um programa estruturado podem colaborar um com o outro através de sugestões e feedbacks. Tudo vai depender da criatividade para projetar programas que promovam a participação de todos, principalmente, para que os objetivos da empresa se realizem através do trabalho conjunto.

A Intranet traz muitas facilidades para a administração de um negócio e uma dica muito importante para usar todo o seu potencial é simplificar. Os recursos disponíveis a cada usuário devem ser amigáveis e de fácil entendimento para eliminar possíveis barreiras, na transição para o novo formato de troca de informações. Incentive o uso da ferramenta, com o treinamento adequado todos farão bom proveito dos benefícios da Intranet.

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa.

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